Surat Niaga

SURAT NIAGA

A.PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP SURAT NIAGA

1.Pengertian

Surat niaga merupakan utusan atau duta bagi sebuah perusahaan dalam menjalin kerja sama dengan mitra bisnisnya. Oleh karena itu, bahasa surat harus ditata dengan jelas, menarik, dan mudah dipahami.

2. Lingkup Surat Niaga

Proses jual  beli pada umumnya diawali oleh adanya permintaan dari calon pembeli. Mereka mengajukan permintaan dengan cara mengirimkan surat permintaan penawaran kepada penjual atau produsen dengan kata lain maksud minta informasi mengenai barang atau jasa yang diperlukannya. Dengan adanya permintaan tersebut, penjual atau produsen akan membalas dengan surat penawaran (offerte) yang menginformasikan mengenai barang dan jasa yang dimintakan calon pembeli. Biasanya surat penawaran dilengkapi dengan daftar harga, booklet atau leaflet untuk memperkuat mengenai barang atau jasa yang ditawarkannya. Jika penjual atau produsen mengirim surat penawaran dengan cara seperti itu, maka surat yang  disampaikannya itu desebut surat balasan permintaan penawaran. Ada pula penjual atau produsen yang sengaja mengirimkan surat penawaran kepada calon pembeli atau relasinyta tanpa lebih dahulu menunggu permintaan. Hal tersebut biasanya dilakukan dengan surat penawaran.

Jika kemudian terdapat kesesuaian terhadap barang yang ditawarkan, maka pembeli kemudian melakukan pesanan dengan cara mengirimkan surat pesanan (order). Namun demikian, dalam proses transaksi jual beli kadang-kadang timbul masalah. Misalnya, harga, kualitas, dan jumlah barang yang   surat pengaduan. Penjual atau produsen tentu saja harus menanggapi surat tersebut dengan baik dengan cara-cara yang saling menguntungkan dan memuaskan kedua belah pihak . jika permasalahan itu selesai, proses selanjutnya adalah penagihan atas barang yang dikirimkan. Dalam hal ini, penjual harus memberikan penjelasan mengenai syarat pembayaran dan menyampaikan surat-surat yang berkaitan dengan pembelian barang-barang tersebut.

Uraian di atas merupakan ilustrasi tentang betapa penting surat-menyurat dalam kegiatan bisnis untuk lebih jelasnya, dibawah ini dikemukakan skema terjadinya kegiatan perdagangan melalui surat-menyurat.

3. Istilah dan dokumen bisnis

Kegiatan bisnis tidak dapat terlepas dari penggunaan istilah-istilah teknis dan berbagai macam dokumen. Istilah dandokumen-dokumen tersebut umumnya bersangkut-paut dengan masalah syarat-syarat pembayaran dan penyerahan barang, potongan harga dan potongan barang, surat berharga dan dokumen yang  dilampirkan, seperti faktur, nota, kwitansi, packing list, surat pengantar dan lain-lain. Untuk jelasnya, perhatikanlah uraian berikut ini.

  1. a.    Istilah dalam surat-menyurat
  2. Order

Merupakan surat pesanan atas barang atau jasa, baik yang ditawarkan maupun tidak, berdasarkan penawaran dan pemesanan menyanggupi untuk membayarnya.

  1. Offerte

Merupakan surat usaha memperkenalkan barang atau jasa dengan maksud untuk melepaskanya/ menjualnya.

  1. Klaim(complaints)

Merupakan pernyataan keluhan/ pengaduan yang disampaikan calon pembeli atas ketidak sesuaian pesanannya(harga, mutu, kuantitas) dan ketidak puasan lain-lainnya.

  1. Adjusments

Ialah penyelesaian perihal keluhan/pengaduan yang dianjurkan oleh calon pembelian.

                 

b. Istilah penyerahan barang

Dalam surat niaga ketentuan penyerahan barang penting adanya. Hal ini berkaitan dengan risiko dan biaya yang harus ditanggung oleh masing-masing pihak yang berkaitan dengan transaksi jual beli. Umumnya istilah ini digunakan dalam kegiatan perdagangaan sering dicantumkan dalam surat niaga, istilah tersebut adalah:

  1. Loko gudang

Penyerahan barang dilakukan di gudang penjualan. Hal ini berarti  semua biaya yang dikeluarkan, mulai dari gudang penjual sampai pada tempat yang dikehendaki pembeli, menjadi tanggungan pembeli.

  1. Franco stasiun

Semua biaya yang dikeluarkan sampai barang di stasiun kereta api-kota dari penjual menjadi tanggungan penjual.

  1. 3.  FAS (Free along side)

Semua biaya menjadi tanggungan penjual sampai barang berada disamping kapal untuk siap dimuat.

  1. FOB (Free on board)

Semua ongkos mulai dari gudang penjual sampai barang berada diatas kapal laut menjadi tanggungan penjual.

  1. C & F (cost and freight)

Semua biaya sampai dipelabuhan menjadi tanggungan penjual.

  1. 6.  CIF (cost insurance freight)

Semua  biaya termasuk premi asuransi pengangkutan hingga barang berada di pelabuhan tempat pembeli, menjadi tanggungan penjual.

  1. FAQ (free at qui)

Semua biaya hingga berada di pelabuhan pembeli, termasuk biaya bongkar dari kapal ke darat menjadi tanggungan penjual.

  1. FOS (free overside ship)

Semua biaya, mulai dari gudang penjual sampai barang itu siap dimasukan ke gudang pelabuhan pembeli, menjadi tanggungan penjual.

  1. 9.  Franco laut pelabuhan pembeli

Penjual hanya menanggung semua biaya sampai kapal berlabuh di tengah laut pada pelabuhan

pembeli.

10.Loco gudang pembeli(loco entreport)

Semua biaya yang terjadi atas barang sampai di pelabuhan pembeli menjadi tanggungan penjual.

  1. 11.  Loco in consumsi (Franco bea tempat membongkar)

Penjual menanggung semua biaya termasuk bea masuk dan pajak lainnya (PPN, Ppn, BM dan Import).

  1. 12.  FOP (Free on plane)

Semua biaya sampai barang berada disamping pesawat dan siap unuk dikirim ditanggung penjual.

13. FAP (free at plane)

Semua biaya sampai dengan bandara pembeli termasuk biaya bongkar dan peron menjadi tanggungan penjual.

c. istilahpotongan dalam bisnis

Telah menjadi kebiasaan dalam kegiatan perdagangan, jika pembelian dalam batas tertentu, pembeli akan mendapatkan potongan yang disebut potongan harga dan atau potongan berat. Terdapat beberapa istilah potongan, yaitu sebagai berikut:

1. Potongan Harga

a) Rabat

Potongan yang diberikan kepada pembeli atas pembelian dalam partai besar dan biasanya dinyatakan dalam persen (%) dari harga berat bersih.

b) Potongan tunai

Potongan yang diberikan kepad pembeli yang membayar secara tunai/kontan.

c) Rabat istimewa

Potongan yang diberikan atas barang-barang yang dijual melebihi umlah dalam waktu tertentu. Potongan seperti ini biasanya diberikan pada toko-toko tertentu yang ditunjuk oleh perusahaan. Rabat istimewa disebut juga “premi”.

2. Potongan  Berat

A) Tarra ekstra

Berat pembunTarragkus ekstra (lebiah dari satu) atas barang yang dibeli. Tarra ekstra dihitung dari berat bruto

b)Tarra

berat pembungkus yang sebenarnya dan dihitung dari berat setelah dikurangi tarra ekstra. Dalam perdagangan dikenal juga beberapa tarra.

  • Tarra netto

Potongan berat pembungkus barang sebelum pembungkus tersebut digunakan barang atau diisi barang.

  • Tarra asli

Potongan penyesuaian berat pembungkus atas ukuran timbangan luaaaaaaar negeri ke ukuran timbangan dalam negeri. Biasanya potongan seperti ini terjadi dalam hubungan perdagangan dengan luar negeri.

  • Tarra uso (tarra kebiasaan)

Potongan berat pembungkus yang didasarkan kepada kebiasaan dalam hubungan perdagangan.

  • · Tarra berdasarkan keentuan (UU atau peraturan)

Potongan berat pembungkus berdasarkan kepada ketentuan-ketentuan yang berlaku. Biasanya oleh Pabean dan potongan ini disebut juga tarra pabean.

c. Rafaksi

potongan yang diberikan kepada pembeli atas kemungkinan terjadinya kekurangan atau susutnya barang sselama dalam perjalanan. Dan dihitung dari berat setelah dikurangi tarra.

4. Istilah pembayaran

Informasi menngenai pembayaran dalam perdagangan harus benar-benar jelas mengenai waktu, tempat dan potongannya bila ada. Informasi mengenai waktu pembayaran dapat berupa hal-hal berikut.

A) pembayaran di muka, yaitu pembeli membayar harga barang yang dibelinya sebelum barang tersebut diterimanya.

B) Remberurs (cash on delivery), yaitu barang yang dikirimkan ke tempat pembeli dapat diterima oleh pembeli jika harga barang tersebut telah dibayar.

c)pembayaran tunai ( cash), yaitu barang dapat diterima langsung jika telah dibayar kontan.

d)pembayaran kemudian, yaitu pembayaran akan dilakukan oleh pembeli jika barang yang dipesannya telah diterima.

5. Istilah Contoh Barang sebelum terjadinya transaksi

Biasanya calon pembeli mengirimkan beberapa contoh barang yang diperlukan. Ada beberapa istilah contoh yang sering digunakan dalam perdagangan, antara lain sebagai berikut.

a) contoh penawaran (monster offerte), yaitu contoh yang dikirimkan pemjual pada saat melakukan penawaran barang dagangan kepada calon pembeli.

B) contoh penjualan (monster itval/shiping sample), adalah contoh yang diambil daribarang yang telah dijual dan telah diterima pembeli

c) contoh telquel, yaitu contoh barang yang ditawarkan kepada calon pembeli tanpa menyebutkan kwalitasnya dengan jaminan nama baik penjualnya.

d) contoh tikaman, yaitu contoh yang diambil dari setiap barangg yang akan ditawarkan.

e) contoh asli, yaitu contoh yang dikirimkan kepada calon pembeli merupakan barang sesungguhnya ditawarkan.

f) contoh standar, yaitu contoh barang yang ditawarkan kwalitasnya t lah terstandar (tipe barang sudah pasti).

6. dokumen Bisnis

Dalam kegiatan usaha, khususnya perdagangan diperlukan berbagai macam dokumen baik yang dibuat penjual, pengangkut, maupun pembeli. Dokumen sangat penting dalam kegiatan usaha sebab sebagai alat pembuktian tertulis yang sah. Dokumen adalah semua warkat yang berisikan tulisan yang mengandung arti dan maksud tentang perbuatan, keadaan, dan kenyataan bagi seseorang dan atau pihak yang berkepentingan. Dokumen bisnis dapat digolongkan menjadi tiga.

a) berdasarkan Asalnya

1)dokumen intern, yaitu dokumen yang berasal dan dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan, misalnya faktur penjualan, kwitansi, Packing list, nota pada sat menjual barang.

2) dokumen ekstern, yaitu dokumen yang berasal dari luar organisasi atau dokumen yang diterima dari pihak lain, misalnya faktur pembelian, cek, giro, dan sebagainya.

b) berdasarkan Bentuknya

1) buku catatan

(a) Buku harian

(b)Buku besar

(c) buku jurnal dan neraca

2) barang

(a)contoh duplikat

(b)Monster

(c) Protipe

3) surat persetujuan

(a) faktur jual beli

(b)polis, yaitu merupakan surat bukti perjanjian pertanggungan.

perjanjian pertanggungan.

C(c) konosemen (bill of lading), yaitu surat perjanjian/persetujuan pengangkutan melalui laut.

(d) (d) Akte-akte noteAkte-akte notaris

4) bukti-bukti catatan

a. kwitansi

kwitansi adalah tanda bukti penerimaan pembayaran uang yang dibuat oleh si penerima uang.

b.packing list

packing list adalah daftar perincian barang-barang dagangan dalam setiap peti atau bal.

c. Nota

nota merupakan tanda bukti perhitunganbarang-barang  dagangan yang dibeli dan telah dibayar secara kontan.

d. Faktur

Faktur merupakan surat bukti perhitungan atas barang-barang yang diperjualbelikan serta potongan yang diberikan dari perhitungan harga dalam persetujuan jual beli itu. Faktur sebagai dokumen jual beli dibagi tiga.

1)      Faktur biasa,

Merupakan surat bukti pembukuan dan perincian perhitungan barang yang sebenarnya yang harus dibayar sesuai dengan transaksi jual beli.

2)      Faktur performa

Merupakan faktur yang isinya memuat perincian barang yang akan dibeli dan dibuat jika di minnta oleh pembeli untuk mengetahui berapa yang harus dibayarnya sebelum barang dikirimkan. Biasanya dalam faktur tersebut dicantumkan kata PROFORMA.

3)      Faktur konsuler

Faktur yang dibuat untuk kelengkapan perdagangan luar negeri. Faktur tersebut dikeluarkan oleh konsulat. Misalnya, eksportir Amerika ingin mengekspor barang-barangnya ke Indonesia. Untuk itu, ia harus melengkapinya dengan faktur yang dikeluarkan dan dicap oleh konsulat Indonesia yang ada di New York.

e. Cek

Cek merupakan surat perintah yang ditujukan kepada bank untuk membayarkan sejumlah uang kepada seseorang yang ditunjuk atau tertera dalam cek itu.

f. Wesel (hill of exchange)

Wesel adalah surat perintah tidak bersyarat dari seseorang kepada pihak lain untuk membayar sejumlah uang pada waktu dan tempat yang telah ditentukan dalam surat tersebut.

Wesel harus memenuhi delapan syarat.

1)      Adanya sebutan wesel.

2)      Merupakan surat perintah tidak bersyarat untuk membayarkan sejumlah uang.

3)      Tercantum nama kedua belah pihak.

4)      Ketentuan waktu membayar.

5)      Tempat pembayaran.

6)      Nama yang menerima pembayaran.

7)      Tanggal dan tempat menarik wesel.

8)      Tanda tangan yang menyurh membayarkan sejumlah uang.

g. Saham

saham adalah surat bukti menanamkan sejumalh yang (modal) dalam suatu badan usaha, saham disebut juga Andil atau Sero.

c) Berdasarkan sifatnya

  1. Arsif, yaitu dokumen yang telah mendapatkan penyelesaian dan disimpan secara teratur dan dapat digunakan jika diperlukan kembali.
  2. Dokumenter, yaitu dokumen yang masih dalam proses penyelesaian.

Telah dikemukakan di atas bahwa dokumen dalam perdagangan tidak hanya dibuat oleh penjual, tetapi dibuat juga oleh bagian jasa angkutan dan instansi tertentu, misalnya dalam kegiatan ekspor dan impor. Di bawah ini dicontohkan kelengkapan dokumen yang harus dilampirkan, jika kita mengekspor barang:

  1. Dokumen dari pihak eksportir, terdiri dari :
  2. L/C (Letter of Credit)
  3. Draft (wesel ekspor)
  4. Faktur komersil (Commercial invoice)
  5. Faktur konsuler (Consuler invoice)
  6. Lisensi ekspor (eksport lisence)

b. Dokumen yang dikeluarkan oleh pihak jasa angkutan (carrier)

  1. B/L = surat muatan (bill of landing)
  2. Daftar muatan
  3. Surat mualim
  4. Tanda terima gudang
  5. Surat perintah mendarat
  6. Surat perintah dan pemberitahuan penyerahan barang
    1. Dokumen untuk memasuki daerah pabean
    2. Pemberitahuan ekspor barang
    3. Keterangan memasuki pabean
    4. Pemberitahuan pemasukan

B. SURAT PROMOSI PENJUALAN

1. Arti Surat Promosi Penjualan

Promosi merupakan salah satu aspek yang penting dalam kegiatan perdagangan, dan sering dikatakan sebagai proses berlanjut. Hal ini disebabkan promosi dapat menimbulkan rangkaian kegiatan selanjutnya bagi perusahaan. Ada beberapa cara untuk kegiatan promosi dalam masyarakat. Salah satunya adalah perikllanan yang merupakan suatu cara yang relatif mahal untuk menyampaikan informasi. Perlu diingat bahwa periklanan dilakukan dengan mengeluarkan sejumlah biaya yang cukup besar.

2. Menggolongkan Sifat Iklan dan Syarat-syarat Iklan

a.  Menggolongkan  Sifat Iklan

Yang dimaksudkan dalam penggolongan sifat iklan di sini adalah mengenai sifat berita atau redaksi yang digunakan dalam periklanan. Iklan merupakan berita yang dimuat melalui media periklanan seperti surat kabar, majalah, radio, televisi, layar bioskop, reklame, spanduk, dan sebagainya.

Sifat-sifat periklanan, di antaranya sebagai berikut.

1)   Periklanan yang bersifat sebagai pemberian informasi

Periklanan semacam ini digunakan untuk memberitahu konsumen mengenai masalah yang berhubungan dengan prosuk, baik harga, kualitas, dan cara memperoleh barang. Disini iklan hanya ditujukan untuk memberitahukan saja dan bukan untuk membujuk, dengan adanya pemberitahuan akan meningkatkan kegunaan bagi calon pembeli. Nilai yang dicptakan oleh iklan seperti ini dinamakan faedah informasi. Iklan yang fungsinya untuk memberitahukan dapat pula digunakan untuk memberitahukan masalah yang berkaitan dengan berita keluarga, undangan, perayaan, pengumuman, dan sebagainya.

2)   Periklanan yang bersifat membujuk atau mempengaruhi

Iklan yang sifatnya membujuk lebih baik dipasang pada media-media seperti televisi, atau majalah. Media ini sangat mendukung terhadap berita yang ingin diinformasikan, sebab ditunjang oleh media visual. Iklan yang sifatnya membujuk dapat menimbulkan kecaman berbagai pihak. Hal ini karena mereka merasa dipermainkan atau dimanfaatkan dan pada umumnya orang tidak suka dibujuk atau didorong untuk melakukan pembelian.

3)   Periklanan yang bersifat menciptakan kesan

Biasanya iklan ini sifatnya menanamkan suatu pandangan calon pembeli terhadap barang yang ditawarkan atau menanamkan penilaian calon pembeli terhadap barang yang ditawarkan. Untuk itu perusahaan berusaha membuat iklan dengan baik. Misalnya dengan menggunakan ilustrasi, bentuk dan layout yang menarik dan kemewaahan tersendiri jika menggunakan produk tersebut, dapat mempengaruhi calon pembeli untuk bertindak rasional dan ekonomis dalam memenuhi kebutuhannya. Contoh iklan ini, misalnya, iklan kendaraan.

4)   Periklanan yang sifatnya sebagai alat komunikasi

Periklanan merupakan suatu alat untuk membuka komunikasi dua arah antara penjual dan pembeli. Dalam hal ini iklan dapat menunjukkan cara-cara untuk mengadakan pertukaran yang saling memuaskan. Iklan bukan hanya timbul dari penjual, tetapi dapat juga dilakukan oleh pembeli. Misalnya, digunakan untuk mencari barang yang hilang, mencari pekerjaan, mengemukakan keluhan mengenai produk yang tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya, dan lowongan kerja. Dengan iklan seperti ini akan terjadi pembicaraan dan saling berhubungan satu sama lain. Contohnya seperti di samping ini.

5) Periklanan yang bersifat memuaskan kebutuhan.

Iklan yang dimuat dalam media periklanan sifatnya melayani kepentingan umum sehingga terjadi pertukaraninformasi mengenai kebutuhan-kebutuhan dan informasi cara-cara memenuhi kebutuhan yang diinginkan oleh calon pembeli, perlu diperhatikan aspek-aspek berita periklanan yang efektif sehingga dapat menciptakan pertukaran yang efisien melalui komunikasi, misalnya iklan layanan kesehatan, layanan keamanan.

b. syarat-syarat Iklan

iklan merupakan berita yang diinformasikan kepada umum atau golongan tertentu, dalam menyusun kata-katanya harus mudah dupahami dan diingat. Untuk menyusun kalimat iklan yang baik, hendaknya diperhatikan syarat-syarat sebagai berikut.

  1. Harus menarik perhatian umum
  2. Singkat dan jelas
  3. Kalimat yang dimuat harus jujur
  4. Tidak memuat bahasa iklan yang bertentangan dengan SARA
  5. Mudah diingat oleh setiap yang membacanya
  6. Tata letak gambar, huruf, dan warna harus serasi.

Untuk menggunakan media sebagai sarana iklan maka harus diperhitungkan hal-hal sebagai berikut.

  1. Luasnya jangkauan media yang digunakan
  2. Latar belakang pendidikan, budaya, dan kebiasaan sasaran iklan
  3. Jumlah oplah media iklan
  4. Frekwensi pemasangan iklan
  5. Kesesuaian antara barang yang diiklankan dengan mendia iklan

3. Macam-macam Promosi Penjualan

Promosi bukan hanya dilakukan untuk menarik konsumen, tetapi juga ditujukan untuk mendorong karyawan lebih tertarik pada produk dan promosi perusahaan, bertujuan untuk meningkatkan atau mempertahankan moral karyawan, melatih karyawan tentang bagaimana cara terbaik yang harus dilakukan untuk melayani konsumen, dan untuk meningkatkan dukungan karyawan, promosi penjualan dapat dilakukan melaui usaha-usaha perantara dengan maksud untuk memperlancar atau mengatasi perubahan-perubahan musiman dalam pesanan, mendorong jumlah pembelian yang lebih besar, serta mendapatkan dukungan yang luas dalam saluran terhadap usaha promosi atau memperoleh tempat serta ruang gerak yang lebih baik.

Berberapa metode dan teknik yang dapat dilaksanakan untuk promosi penjualan sebagai berikut.

  1. Direct mail (surat edaran langsung)

Promosi penjualan dengan menggunakan surat langsung dapat berupa sirkuler atau surat edaran. Surat edaran dibagi dua, yaitu:

1)      Surat edaran untuk umum folder)

Folder adalah buku kecil atau edaran yang memuat informasi yang bersifat memuji atas barang-barang yang ditawarkan kepada umum. Surat edaran untuk umum tidak perlu mencantumkan alamat seseorang atau lembaga dan kadang-kadagn tnaggal pun tidak diperlukan.

2)      Surat edaran untuk golongan tertentu (risalah)

Risalah adalah buku kecil atau edaran yang memuat informasi yang bersifat memuji barang yang ditawarkan kepada seseorang atau kelompok tertentu. Surat edaran dibuat dengan maksud, bahwa semua orang mempunyai kebutuhan dan daya beli yang sama. Diharapkan dengan edaran ini akan lebih efektif dalam menarik konsumen dan surat edaran ini ditujukan kepada golongan tertentu yang memiliki daya beli agar tida sia-sia. “Bentuk surat untuk edaran semacam ini dibuat sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam surat menyurat.

Tahapan dalam menyusun surat edaran harus menarik dengan gaya bahasa yang mudah dipahami, mulai dari alinea pertamai, isi surat sampai kepada alinea penutup.

Bentuk surat merupakan penampilan awal yang memberikan kesan terhadap isi yang dimuat di dalamnya, buatlah penampilan perpaduan warna, tata letak dan huruf yang menarik dan membuat penasaran calon pembeli sehingga mereka ingin mengetahui isi yang dimuat di dalam surat tersebut.

Pada alinea pertama dibuka bahasa tidak berlebihan, tidak bertele-tele, dan memikat setiap pembacanya sehingga mengundang ingin mengentahui isi informasinya.

Pada isi surat yang merupakan pokok yang diinformasikan, harus disusun dengan kalimat yang actual, akurat, jelas, dan singkat.

Alinea penutup, hendaknya memuat kalinat yang dapat membantu pembaca untuk mengambil keputusan yang positif dan menguntungkan. Hal tersebut dapat dilakuakan dengan cara:

-          Member petunjuk praktis mengenai barang yang dipromosikan

-          Menjelaskan cara pembayaran atau potongan jika ada, serta

-          Menjelaskan kemudahan untuk menghubungi isi pengirim

Contoh surat edaran untuk umum:

PT ALAMANDA ELECTRONIK

JL. RAHAYU NO.175 TELP.5416274 BANDUNG

JAWA BARAT

Kepada                                                                                    20 Desember 2001

Yth. Seluruh Warga

Kota Bandung

Dengan hormat,

Kabar gembira bagi warga kota bandung. Bahwa idi kota anda telah hadir pusat elktronik yang menyediakan berbagai maca keperluaan alat-alat serba elektroik dengan model terbari, uang akan membuat hidup anda serba indah dan mudah.

Barang-barng yang kami tawarkan , antara lain, berbagai macam lemari es, televise, mesin cuci, radio tape, compact disc & CD, dan perabotran alt ruamh tangga yang serba modern. Harga relative terjangkau, kualitas yang luar baisa, dan berbagai kemudahan yang akan anda dapatkan serta dapt menjadiakan rumah anda sebagai istana idaman dan betah di rmah. Segera kunjungi workshop kami yang mosern dan kamai akan elayani sanda denga penuh perhatian.

Jika anda melakukan pembelian tiga buah jenis barang yang berbeda , maka anda akna mendaptkan potongan harga sebesar 10% . selain itu, anda akan mendapatkan pelayan gaistimewa yaitu barang pesanan diantar sampaidi tempat dengan tanpa perlu tambahan biaya. Segera hubungi alamta di atas sebelum kehabisan.

Kami menunggu kunjuangan anda. Kehadiran anda merupakan kehormatan bagi kami dan terima  kasih atas kunjuangannya.

Hormat kami,

PT.ALAMANDA ELECTRONIC

Ir. Saragos Mambuta

Manajer Pemasaran

  1. Pemberian contoh barang (product sampling)

penjual atau perusahaa dapt memberikan contoh barang secara Cuma-Cuma dengan tujuan untuk dicoba.

pemberian contoh barang merupakansalah satu alat promosi penjalan yang dianggap paling mahal, tetapi palong efektif terutama bagi barang yang barang yang baru diperkenalkan atau diedarakan kepada masyarakat.

  1. hadiah

cara promodi penjualan dengan memberikan hadiah pada saat lini sering dialkukan oleh perusahaan. hal ini karena cara semacam ini sering mendorong seseorang untuk melakukan pembelian lebih besar dan akhirnya menjadi langganan. contoh : peusahaan cetak foto film memberikan hadiah berupa bingakai foto, peusahaan pasta gigi memberikan hadiah shampo.

  1. undian

unidan merupakan alat promosi yang banyak dikenal di masyarakat. hal ini biasa dilakukan baghi kegiatan pameran atau arena hiburan.namun hal ini menimbuklah karena menjurus ke dalam perjudian.

  1. rabat (cash refund)

rabat merupakan kegiatan penguangan harga pembellian yang diberikan kepada pembeli dan digunakan untuk memeprkenalkan barang baru. juga digunakan untuk barang-barang yang memiliki harta yang relative tginngi yang mendsorong pembeliang ulang.

  1. demontrasi

salah satu alat promosi penjualan yaitu demontrasi yang memamerkan barang-barng pada waktu,tempat, dan situasi tertentu. penjualan akan lebih efekti jika disertakan pada usaha periklanan untuk menginformasikan kepada masayarakat bahwa peusahaan mengadakan berbagai macam kegiatan promosi penjualan.

4. kalimat promosi penujualan

kalimat  promosi penjualan merupakan kalimat yang disusun sedemikan rupa untuk menarik konsumen secara langsungyang berhubungan dengan barang yang ditawarkan. kalimat ditujukan untuk mendorong dan mempengaruhi calon pembeli untuk bertindak melakukan keputusan yang menguntungkan. biasanya kalimat promosi penjualan lebih singkat, tegas, jelas, dan menyentuh langsung barang yang ditawarkan.

C. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

          1. Arti Surat Permintaan penawaran

Surat permintaan penawaran adalah surat yang berasal atau dikirimkan calon pembeli kepada penjual tau peusahaan. Isinya meminta informasi mengernai barang yang diperlukan/ diinginkannya. Berdasarkan surat permintaan penawaran , pihak penjal akan membalas permintaan tersebut dnega surat balasa n permintaan penawaran. Biasanya surat balasan permintaan penawaran dilampiri daftar harga, atau booklet sebafai bahan perimbangann lain dengan maksud untuk mencar harga yang sesuai dnga kemanpuan keuangan dan keinginan calom pembeli. Di dalam harga , booklet atau brosur baisanya telah tercakup seluruh informasi mengengai barang yang diperluka, sehingga cukup memberiakan gambarang bagi calon pembeli untuk mengambik keputusan.

  1. A.     Leaflet

Leaflet adalah edaran berupa kertas belipat yang memuat gambaran mengenai barangang disertai dengan berbagi informasi yang meliputi contoh barang dan harganya, jenis , model , tipe, dan ukuran kemampuan dan kualitas barang.

  1. B.     Daftar harga barang (katalogus)

Darter harga merupakan susunan harta barang dan jenis-jenis barng baik beruap selebran atau buku.kegunaanya  daftar harga barang bagi calon pembeli adalah sebagai berikut.

1)      Membantu standar produksi karena dapat menentukan harga pokok dan memberikan gambaran keuntungan yang akan didapatnya.

2)      Sebagai bahan masukan utuk menyesuaikan aggarang / keungan

3)      Mendaptkan barang yang berkualitas walaupun harga relative mahal.

  1. C.     Booklet

Merupakan sebauh buku yang isinya mengenai infomasidata barang denga lenkap serta gamba-gambar yang menarik.biasanya booklet memuat petunjuk pengguanaan dan keistimewaan batang yang ditawarkan.

2. isi pokok dan cara penulisan

Bahasa surat harus disusun dengan kalimat yang jelas dan lengkap agar penjualan atau perusahaan mudah memahami dan mengerti mengenai kriterian barang yang mereka inginkan. Dalam surat permintaan penawaran yang resmi, biasanya calon pembeli meninta keterangan- keterangan sebagai berikut:

  1. Nama, jenis, model, tipe, ukuran, kualitas, kemampuan ,dan harga barang.
  2. Cara pengiriman barang,
  3. Syarata pembayaran,
  4. Contoh barang,
  5. Pelayanan purnajual

penulisan surat permintaan penawaran perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut.

(a)    Mintalah informasi secara terperinci mengenai barang-barang-barang yang dibutuhkan.

(b)   Memberikan data yang membaqntu perusahaan atu penjual sebagai bahan masukan untuk pembalas surat.

(c)    Informasikan alasan-alasan yang mendorong mengajukan permintaan agar perusahaan atau penjual betul-betul memperhatikan surat kita.

Pada kalimat penutup gunakanlah kelimat yang menguntungkan kedua belah pihak.

Dari keterangan-keterangan di atas maka dapat disimpulkan kegunaan dari surat permintaan penawaran adalah sebagai berikut.

(a)    Sebagai bahan perbandingan dan pertimbangan dalam menentukan pembelian barang;

(b)   Sebagai bahan pemilihan barang-barang yang sesuai dengan selera dan kebutuhan calon pembeli;

(c)    Sebagai bahan pembanding dan penyesuaian antara kemampuan keuangan dengan barang yang ditawarkan.

Contoh surat permintaan penawaran bentuk lurus(block style):

TOKO ILHAM JAYA

PUSAT ELEKTRONIK DAN KEPERUAN KANTOR

Jl.Wijaya Kusumah No. 90 Telp. 4263166

Bandung – Jawa Barat

Nomor       : 23/IJ/XII/2001

Hal                        : Permintaan Penawaran TV merk Baron

Kepada

Yth. Manajer PT Fadila

Jalan Anggrek No.123

Batam

Dengan hormat,

Dengan senang hati kami beritahukan bahwa took kami telah membuka cabang baru dan memerlukan barang-barang elektronik sebagi barang dagangan yang akan mengisi workshop yang baru dibuka.

Berkenaan dengan hal tersebut, dengan ini kami harap Saudara dapat mengirimkan daftar barang berikut harganya secara lengkap mengenai TV merk “Baron”. Perlu kami beri tahukan paula bahwa TV merk Baron sangat banyak peminatnya di kota kami.

Berhubung kami baru mengadakan hubungan usaha dengan perusahaan Saudara, maka kami harap Saudara memberikan informasi mengenai:

  1. Cara pembayaran dan penyerahan barang
  2. Potongan (discount) barang
  3. Pelayanan purna jualnya.

Kami menunggu infomasi Saudara dan diharapkan informasi tersebut dapat diterima dengan segera.

Atas perhatian dan kerja sama Saudar, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

TOKO ILAHAM JAYA

Ilham Alamanda

Manajer Pembelian

D. SURAT PENAWARAN

  1. 1.      Arti Surat Penawaran dan Balasannya

Yang dimaksud dengan surat penawaran (offerte) adalah surat yang dibuat penjual yang berisikan penawaran dan penginformasian barang dagangan ditujukan kepada colon pembeli baik atas permintaan calon pembeli maupun atas inisiatip penjual sendiri.

Jika surat penawaran dikirim berdasarkan surat permintaan penawaran dinamakan surat balasan permintaan penawaran. Biasanya surat penawaran tersebut kurang kuat kedudukannya karena surat penawaran yang dikirimkanakan dibandingkan dengan surat penawaaran dari peusahaan lainnya.

Sebaliknya, jika surat penawaran yang dikirimkan itu tanpa adanya permintaan penawaran, dalam penyusunan surat lebih leluasa untuk mempromosikan barang yang ditawarkan. Penjual akan lebih aktif menawarkan barang-barangnya agar lebih dikenal. Surat penawaran atas inisiatif sendi biasanya digunakan untuk mempromosikan barang-barang baru.

  1. 2.      Macam Surat Penawaran Dilihat Dari Sasaran Calon Pembeli
  2. Surat penawaran berdasarkan surat permintaan, penawaran atau surat balasan permintaan penawaran.

Surat semacam ini merupakan jawaban atau balasan atas surat yang dikirimkan calon pembeli yang ingin mendapatkan informasi mengenai barang yang ditawarkan penjual. Karena surat penawaran ini merupakan jawaban atau balasan, maka isi pesannya harus sesuai dengan yang dikehendaki pihak calon pembeli. Isi surat balasan permintaan, antara lain sebagai berikut :

  1. Menjawab keinginan calon pembeli
  2. Menyebutkan mekanisme syarat pembayaran atau pengiriman barang
  3. Menyebutkan pelayanan purna jual
  4. Melampirkan daftar harga, leaflet, bookfet, atau keterangan lain yang dapat memberikan kepuasan calon pembeli
  5. Harus menunjuk nomor surat permintaan yang diajukan calon pembeli
  6. Bahasa yang digunakan harus memotivasi calon pembeli untuk bertindak menguntungkan

Surat balasan permintaan penawaran (semi block style)

PT FADILA

Jalan anggrek No. 123 Telp. 5414864

Batam

Nomor : 07/F/XII/2001

Hal      : Penawaran TV Merk Baron

Kepada

Yth. Manajer Toko ILHAM JAYA

Jalan Wijaya Kusumah No. 90

Bandung – Jawa Barat

Dengan hormat,

Berkenaan dengan surat permintaan penawaran Saudara No. 23/IJ/K/XII/2001, tanggal 10 Desember 2001, dengan ini kami sampaikan informasi mengenai TV Merk Baron sebagai berikkut:

  1. Jenis barang     : TV Multimedia
  2. Merek              : Baron
  3. Buatan             : Lion, Perancis
  4. Ukuran type    :20” dan 21/Bo 1-Bo 2
  5. Warna              ; MERAH MUDA DAN BURU MUDA
  6. Harga sebenarnya: Rp 1.100.000,00 dan Rp 1.200.000,00/unit
  7. Pembayaran     : cash on delivery
  8. Penyerahan      : franco gudang pembeli.

Jika saudara memesan sebelum tahun 2002, saudara akan mendapatkan potongan harga sebesar 10% ditambah dengan servise purna jual yang memuaskan selama 1 tahun dan penawaran ini bersifat bebas.

Demikianlah informasi yang dapat kami sampaikan dengan harapan saudara berminat terhadap produk tersebut, dan kami siap melayani saudara dengan sepenuh hati.

Hormatkami,

PT FADILA

IMA NISA FADILA

Manajer Marketing

  1. b.      Surat penawaran tanpa permintaan penawaran (inisiatif sendiri)

Surat penawaran atas inisiatif sendiri memberikan keluasan kepada penjual dalam mempromosikan barang dan menawarkan barang dagangannya. Isi surat semacam ini meliputi hal-hal berikut :

  1. Menyebutkan nama, mutu, jenis, harga, dan keistimewaan barang
  2. Menjelaskan syarat pembayaran dan pengiriman barang
  3. Menyebutkan cara penyerahan barang
  4. Menyebutkan besarnya potongan jika ada
  5. Menyebutkan kemudahan purna jual

Dalam menyusun kalimat surat penawaran, harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

  1. Bahasa disusun dengan gaya yang menarik
  2. Isi surat tidak bertentangan dengan barang yang ditawarkan
  3. Kalimat dalam surat harus memotivasi serta menumbuhkan minat calon pembeli untuk mengambil keputusan yang menguntungkan
  4. Menyebutkan sifat penawaran, yaitu sebagai berikut :
  5. Penawaran tetap, yaitu penawaran yang syarat-syarat dan harganya tetap
  6. Penawaran bebas, yaitu penawaran dengan syarat dan harga dapat berubah dengan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu
  7. Penawaran berjangka, yaitu penawaran dengan syarat-syarat dan harga berlaku dalam waktu tertentu

Jika tertarik terhadap surat penawaran ini, biasanya calon pembeli akan mengajukan surat pesanan atau mungkin terlebih dahulu meminta informasi lebih lanjut mengenai barang yang ditawarkan.

Contoh surat penawaran (full block style)

PT PRIMA ALAMANDA TOURS

Jalan Lingga Wastu No. 234 Telp. 4263166

Bandung Jawa Barat

Nomor : 530/PA/K/12/2001                                                    22 Desember 2001

Perihal : Penawaran Jasa Traveler

Kepada

Perguruan Tinggi Trijaya

Jalan Asia Afrika No. 5

Jakarta

Dengan hormat,

Kabar gembira bagi anda yang mempunyai kegiatan terjadwal dalam mengadakan studi tour. Kami telah hadir dikota anda untuk melayani jasa angkutan khusus untuk wisata.

Jika anda memerlukan kemudahan dalam menyelenggarakan studi tour hubungi kami segera, kami siap mengantar dengan bus mewah dan menyediakan hotel di kota-kota seluruh Indonesia termasuk kunjungan ketempat wisata sesuai dengan selera anda. Selain harga yang relative murah, fasilitas berkualitas, dan jaminan kenyamanan perjalanan, kami juga memberikan bonus bagi panitia dan tiket Cuma-Cuma kepada 10 orang panitia.

Jika anda memesan sebelum akhir tahun baru, kami akan memberikan potongan harga sebesar 10%. Karena itu, hubungi segera alamat diatas sebelum pesanan penuh.

Kami menunggu kehadiran anda di kantor kami dan nikmatilah keramahan pelayanan kami segera.

Hormat kami,

PT PRIMA ALAMANDA TOUR

ALAMANDA JAYA

Manajer Pemasaran

DH/id

E. SURAT PESANAN

  1. 1.  Arti surat pesanan

Surat pesanan merupakan surat yang ditulis calon pembeli dan ditujukan kepada pedagang, penjual, atau produsen dengan maksud untuk memesan baran-barang yang diperlukan. Surat pesanan ini mempunyai kedudukan yang kuat dalam komunikasi bisnis karena datangnya dari pembeli yang sudah pasti untuk transaksi jual beli. Seorang pedagang atau penjual setelah menerima surat pesanan harus merespon dan menyelesaikannya dengan segera. Hal ini berkaitan degan syarat-syarat penawaran yang ditetapkan. Oleh karena itu, dalam membalas surat pesanan diperlukan kecepatan dan kejelasan, apakah pesanan dapat diterima atau tidak dapat dipenuhi.

2.Ciri-ciri Pokok isi surat pesanan

Pokok-pokok isi surat pesanan meliputi hal-hal berikut.

  1. Menyebutkan criteria barang yang dipesan dengan jelas, seperti nama, jenis, merk, tipe, ukuran, kualitas, model dan warna barang yagn dipesan.
  2. Menyebutkan syarat pembayaran dan penyerahan barang
  3. Kesanggupan melakukan pembayaran
  4. Cara pengiriman barang yang diinginkan
  5. Batas waktu pengiriman barang pesanan.

Selain itu, perlu pula diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a)      Nyatakanlah dengan tegas dan jelas bahwa penawaran diterima atau tidak

b)      Jelaskanlah dengan benar dan terperinci mengenai barang-barang yang dipesan.

c)      Tuliskan cara pengiriman, pembayaran, dan penyerahan barang pesanan.

d)     Akhirilah surat dengan kallimat pengharapan, misalnya barang diharapkan diterima tepat waktu.

Begitu pula jika penjual atau pedagang membalas surat pesanan untuk memberi ketenangan kepada pembeli, harus memperhatikan hal-hal seperti di bawah ini:

(a)    Jika pesanan tidak dapat dipenuhi karena persediaan tidak ada, penjual harus menyampaikannya dengan cara bijaksanan dan jika memungkinkan tawarkan barang sejenis dengan merk yang berbeda.

(b)   Jika terpaksa harus menolak pesanan, ungkapkanlah dengan alasan yang rasional, jelas, dan bahasa yang tepat.

(c)    Jika pengiriman kemungkinan terlambat, segera diinforrmasikan dengan alasan yang kuat.

(d)   Jika keadaan barang ready stock, sampaikan informasi sebaik-baiknya disertai faktur dan kwitansi sementara.

(e)    Sebaiknya disediakan daftar isi tercetak sebagai jawaban khusus untuk pesanan dalam jumlah kecil sehingga proses lebih cepat.

Di samping itu, seorang penjual juga memerlukan suatu kepastian sampai tidaknya pesanan yang dikirimkan. Karena itu, biasannya penjual meminta penegasan kembali tentang sampainya pesanan tersebut melalui surat yang disebut surat konfirmasi penjualan. Surat tersebut akan menjadi pegangan bagi penjual untuk membuat faktur, mengirim barang dan untuk menagih.

Contoh surat pesanan dengan bentuk lekuk ( indented style)

TOKO ILHAM JAYA

Jl. Wijaya Kusumah No. 90 Telp. 4263166

Bandung – Jawa Barat

Nomor : 025/IJ/XII/2001                                                        20 Desember 2001

Hal      : Pesanan TV Merk Baron

Kepada

PT FADILA

Jl. Anggrek No. 123

Batam

Dengan hormat,

Berkenaan dengan surat penawaran Saudara No. 07/F/XII/2001, tanggal 15 Desember 2001 yang disertai informasi lengkap mengenai TV merk Baron, dengan ini kami memesan beberpa barang tersebut, dengan perincian sebagai berikut.

a)  10 buah TV merk Baron Uk. 20”/Bo 1 @ Rp 1.100.000,00=Rp11.000.000,00

b) 10 buah TV merk Baron Uk. 20”/Bo 2      @Rp 1.200.000,00= Rp 12.000.000,00 +

Jumlah                   = Rp 23.000.000,00

Discount 10%      = Rp   2.300.000,00 -

Jumlah dibayar    = Rp 20.700.000,00

Terbilang: (Duapuluh juta tujuh ratus ribu rupiah)

Kami setuju dengan syarat pembayaran yang ditawarkan dalam penawaran tersebut, yaitu cash on delivery dan cara penyerahan barang franco gudang pembeli. Pengiriman barang melalui PT. Titipan Ekspres dan kami harap barang tersebut dapat diterima tanggal 30 Desember 2001.

Demikian kami menunggu kiriman Saudara dalam waktu secepatnya. Atas kerja sama Daudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Toko ILHAM JAYA

Ilham Alamanda

Manajer Pembelian

Contoh surat balasan pesanan dengan bentuk aline menggantung (hanging paragraph style):

PT FADILA

Jalan Anggrek No.123

Batam

Nomor              : 73/F/XII/2001                                              22 Desember 2001

Hal      : pesanan TV merk baron

Kepada

Yth.Manajer toko ILHAM JAYA

Jalan wijaya kusuma no. 90

Bandung, jawa barat

Dengan hormat,

Berdasarkan surat pesanan  Saudara No. 025/IJ/XII/2001, tanggal 20 Desember 2001, perihal terseubt di ats, telah kakmi terima dengan sangat gembira dan kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan pesanan Saudara yang begitu antusias terhaap penawaan yang kami sampaikan.

Barang yang Saudara pesan akan kami kirimkan segera dan kebetulan persediaan masih ada. Pengiriman barangakan langsung diantar oleh petugas kami ke alamat Saudara.

Semoga pesanan saoudarea ini sampai dengan selamat dan kami akan selalu menunggu pesanan selanjutnya.

Hormat kami,

PT FADILA

IMANISA FADILA

Manajer Marketing

Contoh surat konfirmasi penjualan:

PT FADILA

Jalan Anggrek No.123

Batam

 

Kepada

Yth. Manajer toko ILHAM JAYA

Jalan Wijaya Kusuma No.90

Bandung, Jawa Barat

SURAT KONFIRMASI PENJUALAN

No :073/F/XII/2001

Terima kasih ats pesanan Saudara No. 025/IJ/XII/2001, tanggal 20 Desember 2001, melalui surat pesanan. Dengan ini kami ingin mengkonfirmasikan barang-barang serta syarat-syaratnya sebagau berikut.

No. Nama Barang Banyak Harga Keterangan
Satuan Jumlah
1

2TV merk Baron 20”/Bo 1

TV merk Baron 21”/Bo 210 unit

10 unit1.000.000.00

1.200.000.0011.000.000.00

12.000.000.00  Jumlah23.000.000.00

Tempat penyerahan     : Franco Gudang Pembeli

Waktu penyerahan      :Tanggal 24 desember 2001

Syarat pembayaran      : Cashon Delivery

Catatan                                    : Potongan 10%

Setelah saudara tandatangani, kami harap lembaran salinan dari surat konfirmasi ini segera dikembalikan kepad kami. Terima kasih.

Menyetujui                                                                  Bandung, 21 Desember 2001

Toko ILHAM JAYA                                                              PT FADILA

ILHAM ALAMANDA                                                          IMANISA FADILA

Manajer Pembelian                                                                              Manajer Marketing

 

F. SURAT PEMBERIATAHUAN PENGIRIMAN BARANG

  1. 1.      Arti Surat pembeeritahuan pengiriman Barang

Isi surat ini , pemberitahuan bahwa barang telah dikirimkan. Isi surat harus terperinci mengenai barang-barang yang dikirimkan agar si pemesan mengetahuinya. Surat pemberitahuan in harus lebih dahulu diterima oleh pemesan dibandingkan dengan barang pesanannya.  Hal ini dimaksudkan untuk memberi kesempatan kepada pemesan dalma mempersiapkan tempat maupun administrasi yang harus diselesaikannya.

Bahasa surat pemberitahuan cukup sederha dan disampaikan dengan gaya bahasa yang sopan agar memberi kesan yang baik dan terpeliharanya hubungan kerja sama. Langkah pengiriman barang bukan akhir dari kegiatan usaha bagi sebuah perusahaan, tetapi merupakan langkah yang perlu mendapatkan perhatian dan merupakan adet bagi kelangsungan usaha selanjutnya.

  1. 2.      Isi pokok dan cara penulisan

Surat pengiriman barang harus berisi hal-hal sebagai berikut.

  1. Menyebutkan atau menunjuk nomor pesanan sebagai dasr pengiriman barang
  2. Daftar rincian barang-barang yang dikirimkan
  3. Sistem pembungkusan atau cara pengepakan barang
  4. Angkutan yang digunakan untuk mengirimkan barang
  5. Menyebutkan dokumen-dokumen yang dilampirkan  dalam surat tersebut.

Pada umumnya dokumen yang dilampirkan bersama surat pengiriman barang, trdiri dari hal-hal berikut.

  1. Faktur (invoice)
  2. Surat bukti pengangkutan barang yang terdiri dari:

1)      Bill of lading atau  konosemen, jika pengiriman barang menggunakan kapal laut;

2)      Airway bill (AWB), jika pengiriman barang mempergunakan pesawat; serta

3)      Surat jalan, jika pengiriman barang menggunakan angkutan darat.

  1. Untuk menjaga keamanan dan resilo kerugian ats pengiriman barang,biasanya barang tersebut diasuransika dan sebagai buktinya adalh polis asuransi.
  2. Packing list jika barang yang dikirimkan menggunakan peti.
  3. Kwitansi untuk bukti penerimaan pembayaran ats barang-barang yang dikirim.

Dokumen-dokumen tersegut digunakan jika jarak penjualan dengan pembeli jaraknya cukup jauh. Perbedaan antara surat pengiriman barang dengan surat pengantar/jlan, terletak pada bentuk surtanya. Surat pemberitahuan pengiriman barang bentuknya seperti lajimnya. Adapun surat pengantar biasanya berupa blanko yang harus diisi. Surat pengantar dibuat dua rangkap dan setelah ditanda tangani oleh pihak pembelian , salinannya harus segera dikembalian kepada penjual atau pedagang sebatai bukti barang sudah diterima dengan baik.

contoh surat pemberitahuan pengiriman barang:

PT FADILA

Jalan Anggrek No. 123

Batam

Nomor :350/F/XII/2002                                                          28Desember 2001

Hal      : Pengiriman Barang

Kepada

Yth. Manajer TOKO ILHAM JAYA

Jalan Wijaya Kusumah No. 90

Bandung, Jawa Barat

Dengan hormat,

Dengan ini kami informasikan, bahwa barang-barang pesanan berdasarkan surat pesanan Saudara No. 025/IJ/XII/2001, tanggal 20 Desember 2001, telah kami kirimkan ke alamat Saudara melalui PT Titipan Ekspres pada tanggal 26 Desember 2001 dengan menggunakan kapal laut “KM.Rinjani”.

Barang-barang yang kami kirimkan sesuai dengna suragt pesanan Saudara, yang terdiri dari:

  1. 10 (sepuluh) unit TV merk Baron dengan ukuran 20” type Bo 1.
  2. 10 (sepuluh) unit TV merk Baron dengan ukuran 21” type Bo 2.

Berdasarkan ini kami lampirkan dokumen-dokumen, seperti faktur , dokumen, dan polis asuransi kerugian “PT Loyd Indonesia”. Setelah saudara menerima barang-barang tersebut, secepatnya Saudara menginformasikan pada kami. Semoga saudara dapat menerima barang pesanan da lam keadaan baik.

Atas perhatian dan kerja sma Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT FADILA

IMANISA FADILA

Manajer Marketing

Lampiran:

  1. 4(empat) lbr. Faktur
  2. 1 (satu) lbr. Konosemen
  3. 1 (satu) lbr. Polis asuransi
  4. 2 (dua) lbr. Packing list.

contoh surat pengantar/surat jalan:                                                                       

PT FADILA                                                                         Batam, 26 Desember 2001

Jalan Anggrek No.123

Batam

kepada

Yth. Manajer

Toko Ilham Jaya

Jl.Wijaya Kusumah

Bandung, Jawa Barat

SURAT JALAN

No. 350/F/XII/2001

Harapan SAudara terima kiriman barang-barang di bawah ini, yagn diankut dengan menggunakan kendaraan roda empat No. B 234 BK.

No Nama Barang yang Dikirim Banyaknya Keterangan
1.

2.TV merk Baron Uk. 20” type Bo 1

TV merk Baron Uk. @!” type Bo 210 unit

10 unit

Atas perharian dan kerja sama Saudara, kmi ucapkan terima kasih.

Yang menerima,                                                                Pengirim,

Asabana                                                                       Mikona

 

G. SURAT PENGADUAN (KLAIM)

  1. 1.      Arti Surat Pengaduan

Setelah , pesanan barang dikirimkan, selanjutnya kita harus memastikan apakah bragn itu diterima pemesananya dlam keadaan baik atau tidak. Pastikan bahwa barang-barang  tersebut tidak rusak, jumlah tidak kurang, tidak cacat, diterimanya tepat waktu dan pelayanan yagn diberikan sesuai dengan keinginan pembeli serta pemesan merasa puas. Hal ini brarti tidak akan menimbulkan masalh bagi kedua belah pihak dan kemungkinan hubungan kerja sama akan terpelihara dengan baik.

Surat pengaduan  (klaim) adalah surat pemberitahuan kepada penjual mengenai ketidaksesuaian barang-barang yagn dikirimkan pesanan disertakan dengan tuntutan penyelesaiannya. Untuk mengajukan tuntutan harus dikemukakan  alasan-alasan yang kuat dan masuk akal. Tanpa alasan yang kuat penjual tidak akan memenuhi tuntutan itu. Tuntutan yagn kita ajukan dapat berupa ganti rugi dan langsung ditujuan kepada penjual. Tetapi kika kerugian tersebut  terjadi dalam pengangkutan atau dalma gudang, maka tuntutan dapat dialihkan kepada pihak-pihak tersebut.

Sebelum mengajukan tuntutan, pemesan harus meneliti secara seksama letak kekurangan atau kerusakan barang-barang pesanan tersebut disertai dengan bukti-bukti kuat. Dengan cara itu, kita sebagai pemesan dapt memperoleh kejelasan tentang siapa yang di tuntut dan mengganti kerugian atas barang pesanan itu. Hal ini untuk menghindari terjadinya kesalahan yang lebih fatal. Agar tidak terjadi pengalihan tuntutan dari satu pihak kepihaklain, maka dalm membuat surat klaim harus diperhatikan unsur-unsur, seperti:kuatnya alasan,menunjukan letak kekuarangan dan kerusakan , mermpunyai bukti-bukti yang sah, disampaikan dengan tidak emosi dan tetap menjaga etika bisnis serta tetap menunjang tinggi keadilan dan kebenaran. Apabila sudah jelas kepada siapa tuntutan tersebut ditujukan, selanjutnuya dan mengajukan pengaduan dengan tuntutan dapat berupa:

  1. pembatalan pembelian barang,
  2. permintaan penggantian barang dengan biaya ditanggung yang bersangkutan,
  3. permintaan ganti rugi sebesar kerugian yang diderita, serta
  4. permintaan potongan harga.

 

  1. 2.      Isi Pokok Surat Pengaduan

Surat pengaduan adalah ketidak puasan pemesan atas barang-barang pesanan yang telahia terima dan menuntut penyelesainnya.

Dalam surat pengaduan ada beberapa hal yang dapat dipertimbangkan oleh pihak-pihak yang diminta pertanggungjawaban.

  1. Kemukankan kelalaian, kesalahan, kerusakan, yang menimbulkan kerugian yang diderita.
  2. Tuliskan bagian barang-barang yang menjadi sumber ketidakpuasan.
  3. Kemikakan tuntutan penyelesaian yang diinginkan atas ketidakpuasan tersebut.
  4. Tunjukkan bukti-bukti mengenai kerugian yang diderita.

Jangan sekali-kali mengajukan surt pngaduan tanpa terlebih dahulu meneliti sumber ketidakpuasan karena akan menimbulkan dengan baik dan teliti. Bahkan ia akan meminta pemesan secara bersama-sama untuk meneliti letak kelalaian dalam proses transaksi jual beli tersebut. Penyelesaian dan tuntutan ganti rugi yang diajuakan pemesan hendaknya tidak terlalau besar sehingga tidak dapat dipenuhi oleh pihak-pihak yang kena tuntutan.

Dalam menyelesaikan berbagai masalah yang timbul akibat dari hubungan bisnis itu, hendaknya tetap dapat memelihara hubungan dagang dengan baik dan memuaskan semua pihak yang terkait dalam kegiatan tersebut.

3. penyebab Terjadinya Surat Pengaduan

Faktor-faktor yang menyebabkan adanya surat pengaduan, diantaranya, adalah sebagai berikut:

  1. Kualitas barang tidak sesuai dengan pesanan
  2. Jumlahnya  berkurang, susut, hilanng, rusak barang yang diterima.
  3. Tidak tepat waktu sehingga menimbulkan kerugian pemesanan.
  4. Cara pengiriman barang yang tidak sesuai dengan keinginan pemesan.
  5. Tidak puas atas pelayanan yang diberikan, baik selama proses atau purna jual.
  6. Tidak baik dalam pembungkusan.
  7. Jenis, tipe, ukuran, warna barang tidak sesuai dengan pesanan.

Berdasarkan factor-faktor di atas, pemesanan dapat mengajukan surat pengaduan dan  besar kecilnya kerugain yang ditimbulkan tergantung kepada factor tersebut. Begitu pula penyelesaian tuntutan ganti rugi dapat berdasarkan kepada factor tersebut.

Contoh surat pengaduan (klaim):

TOKO ILHAM JAYA

Jalan Wijaya Kusuma No. 90 Bandung

Nomor :230/IJ/I/2002                                                              3 Januari 2002

Hal      : Pengiriman TV merk Baron

Yth. Manajer PT FADILA

Jalan Anggrek No.123, Batam

Dengan hormat,

Kiriman Saudara berupa TV Baron yang dibungkus dengan karton (dus) sebanyak 20 unit telah kami terima. Setelah kami mengadakan pemeriksaan ternyata dua unit TV Uk.21” type Bo 2 terdapat kerusakan, yakni pecahnya tombol volume dan patahnya tiang antene bagian dalam.

Kerusakan tersebut disebabkan kelalaian bagian pengepakan perusahaan Saudara. Pembungkusannya tidak menggunakan gabus pengaman. Penyusunan letak assesorisnya pun tidak beraturan. Akibatnya   bila terjadi guncangan, bagian-bagian yang ada di dalamnya akan saling berbentur. Sehubungan dengan hal itu, kami minta Saudara untuk mengganti kedua barang  biaya seluruhnya ditanggung Saudara. Barang yang rusak akan segera kami kirimkan kekmbali setelah menerima barang pengganti.

Demikian agar Saudara memaklum. Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

TOKO ILHAM JAYA

ILHAM ALAMANDA

Manajer Pembelian

Lampiran:

  1. 2 lemar salinan faktur
  2. 1 lembar kwitansi

Berdasarkan surat pengaduan dari pemesan, pihak penjual segera menyelesaikan masalah tersebut dengan meneliti kebnarannya. Penelitia dapat dilakukan dengan cara menanyakan kepada bagian pengepakan dan siap menanggung biaya pengirimannya. Selanjutnya penjual harus segera mengirimkan surat penyelesaian pengaduan dan mengirimkan barang pengganti.

Contoh surat penyelesaian atas pengaduan :

PT FADILA

Jalan Anggrek No.123

Batam

Nomor             :325/FI/I/2002                                                 5 Desember 2002

Perihal :Pengiriman TV Merk Baron

Yth. Manajer Toko ILHAM JAYA

Jl. Wijaya Kusuma No.90

Bandung, Jawa Barat

Dengan hormat,

Berkenaan surat Saudara no. 23/1/IJ/I/2002 tanggal 3 Desember 2002 mengenai ketidakpuasan atas dua unit TV merk Baron Uk.21” Type Bo 2 telah kami terima.

Setelah kami mengadakan penyelidiakan di bagian pengepakan, ternyata telah terjadi kelalaian dalam pembungkusan yang dilakukan petugas kami. Oleh karena itu, kami mohon maaf dan siap mengganti kerusakan kedua barang tersebut dengan yang baru dengan biaya kiriim akan ditanggung perusahaan. Kedua barang tersebut telah kami kirimkan pada hari ini melalui PT Titipan Ekspres melalui pesawat.

Semoga barang pengganti tersebut dapat Saudara terima tanggal 5 januari 2002. Atas kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT FADILA

IMANISSA FADILA

Manajer Marketing

Lampiran:

  1. 2 (dua) lbr. Airway Bill
  2. 2 (dua) lbr. Faktur

H. SURAT PENGIRIMAN PEMBAYARAN

1.  Arti Surat Pengiriman Pembayaran

Barang yang dipesan ttelah diterima dan pengaduan yang diajukan pemesan telah diselesaikan dengan baik. Proses selanjutnya adalah pembayaran atas barang-barang yang telah diterima tersebut. Pembayaran atas barang harus dilakukan sesuai dengan yang telah disepakati bersama.

Pembayaran dapat dilakukan dengan cara-cara seperti pembayaran dimuka, pembayaran kemudian, pembayaran tunai, atau cash on delivery. Media pembayaran dapat menggunakan cek, giro, wesel, promes, atau uang kontan. Pembayaran menggunakan giro berarti dengan cara pemindahbukuan d rekening ke satu rekning yang lain dalam satu bank. Adapun pembauaran dengan promes dilakukan dengan cara surat pengakuan (kesanggupan) dari orang yang berutan, bahwa ia akan membayar utangnya pada hari yang telah ditentukan.

Surat pengiriman pembayaran menginformasikan bahwa barang telah diterima dan yang bersangkutan telah siap melakukan pembayaran. Jadi sura pengiriman pembayaran adalah surat yang dikirimkan pembeli kepada penjual yang isinya memberitahukan bahwa barang telah diterima dan pembayaran segera penuhii sesuai dengan yang telah disepakati.

2.Isi Pokok Surat Pengiriman pembayaran

Bahasa surat cukup sederhana. Isinya berupa pemberitahuan tentang cara-cara pembayaran yang dilakukan; menjelaskan mekanisme pembayaran. Misalnya, tentang sistem pembayaran, melalui bank  pembayaran bukan berarti selesainya hubungan dagang. Hubungan yang telah terjalin harus dipelihara menjadi kemitraan. Isi pokok surat pengiriman pembayaran adalah sebagai berikut:

  1. Menyatakan barang sudah diterima dengan baik
  2. Menyatakan kesan untuk memelihara hubungan kemitraan yang menguntungkan.
  3. Minta konfirmasi penjual atas pembayaran tersebut.
    1. I.     SURAT  TAGIHAN
      1. 1.      Arti Surat Tagihan

Surat tagihan merupakan surat yang dibuat oleh penjual atau pedagang (kreditur) yang berisi peringatan/ mengingatkan pihak pembeli (debitur) untuk membayar sejumlah uang atas barang-barang yang dibelinya.

Penulisan surat ini harus menggunakan bahasa yang sopa, bijaksana, dan hati-hati. Pembayaran itu belum dilakukan oleh pembeli karena disebabkan oleh beberapa kemungkingan. Seperti debitur lupa, tidak berada di tempat, atau ada urusan yang perlu ditangani khusus sehingga pembayaran agak terlambat.

Sebelum membuat surat tagihan, hendaknya penjual memperhatikan hal-hal yang berkaitan dengan tagihan, seperti : pencatatan secara teratur dan tersusun setiap terjadi transaksi, melakukan pembayaran dan membuat surat tagihan tepat pada tanggal penagihan yang telah ditentukan.

  1. 2.      Isi Surat Tagihan

Hal-hal yang perlu dimuat dalam surat tagihan diantaranya :

  1. Memberitahukan dan mengingatkan mengenai pernyataan waktu pembayaran.
  2. Pembayaran yang harus segera dibayar/besarnya utang yang harus dibayar.
  3. Menunjukan tanggal, nomor surat dan nomor faktur pembelian.
  4. Cara pelunasan yang harus dilakukan.

Penulisan surat tagihan dapat dilakukan dengan beberapa tahap:

  1. 1.      Surat Tagihan Pertama

Surat ini bersifat mengingatkan dan memberitahukan mengenai kewajibannya, dengan cara menyampaikan salinan faktur, kartu peringatan tercetak atau melalui surat penawaran yang disisipkan teguran.

Contoh surat tagihan pertama :

 

PT ALMAMATER TIGA

Jalan Solontongan No. 10 Telp.64787388

Bandung

Nomor             : 007/AL/K2/I/2001                                        11 Januari 2002

Hal                  : Pembayaran Faktur No.23/XII/2001

Kepada

Yth. Toko Sinar Terang

Jalan Dalem Kaum No. 48 Jakarta

Dengan hormat,

Berdasarkan catatan diperusahaan kami ternyata Saudara masih memiliki tunggakan faktur no. 23 tanggal 24 Desember 2001, sebesar Rp2.750.000,00 (dua juta tujuh ratus lima puluh ribu rupiah). Pelunasan tunggakan tersebut harus diselesaikan pada tanggal 1 Januari 2002 sesuai dengan kesepakatan.

Mengingat waktu pembayaran telah lewat sepuluh hari, kami minta Saudara untuk segera membayar faktur tersebut melalui Bank Mandiri No. Rekening 09.09.100.AL.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,

PT ALMAMATER TIGA

DENI HAMDANI.S.E

Direktur

  1. 2.      Surat Tagihan Kedua

Surat ini di buat jika debitur tidak membayar dan tidak menanggapi, maka surat kedua ini dibuat dengan nada agak keras agar debitur betul menyadari akan kewajibannya.

Contoh surat tagihan kedua :

PT ALMAMATER TIGA

Jalan Solontongan No. 10 Telp.64787388

Bandung

Nomor             : 010/AL/K2/I/2001                                        15 Januari 2002

Hal                  : Pembayaran Faktur No.23/XII/2001

Kepada

Yth. Toko Sinar Terang

Jalan Dalem Kaum No. 48 Jakarta

Dengan hormat,

Menindaklanjuti surat kami No. 007/AL/KI/2002, tanggal 11 Januari 2002, dengan ini kami ingatkan Saudara untuk segera melunasi pembayaran faktur no.23/XII/2001 tanggal 24 Desember 2001.

Kami minta hal tersebut di atas mendapatkan perhatian Saudara sepenuhnya.

Hormat kami,

PT ALMAMATER TIGA

DENI HAMDANI.S.E

Direktur

  1. 3.      Surat Tagihan Ketiga

Surat ini dibuat jika surat tagiahn kesatu dan kedua tidak mendapatkan tanggapan serius dari pembeli. Isi surat bernada agak keras dan diberi nada tekanan berupa  batas waktu tertentu disertai ancaman.

Contohnya, “Jika Saudara tidak membayar utang tersebut, maka kami akan menagih melalui Bank(inkaso)”.

Langkah ini cukup efektif karena dapat merugikan pembeli karena hilangnya referensi bank dan kredit bank. Jika pembeli tidak memiliki rekening bank, penjual dapat membuat surat tagihan ketiga ini dengan nada yang lebih keras dari isi surat kesatu dan kedua.

  1. 4.      Surat Tagihan keempat (terakhir)

Jika semua surat tagihan yang dikirim tidak juga mendapatkan perhatian, maka penjual dapat melakukan berbagai alternative ang dikirim tidak juga mendaptkan perhatian,  maka penjual dapat melakukan berbagai alternative untuk melakukan tagihan, di antaranya dengan cara sebagai berikut:

1)      Menelepon,

2)      Mengirim telegram,

3)      Menagih langsung dengan datang ke tempat usaha pembeli (debitur), atau

4)      Melalui surat susulan dan minta jaminan, baik berupa barang atau perjanjian yang berakibat hukum.

BAB III

KESIMPULAN

Proses jual  beli pada umumnya diawali oleh adanya permintaan dari calon pembeli. Dengan adanya permintaan tersebut, penjual atau produsen akan membalas dengan surat penawaran (offerte) yang menginformasikan mengenai barang dan jasa yang dimintakan calon pembeli. Biasanya surat penawaran dilengkapi dengan daftar harga, booklet atau leaflet untuk memperkuat mengenai barang atau jasa yang ditawarkannya. Adapun yang berhubungan dengan surat niaga atau surat jual beli yaitu:

.

  • surat promosi penjualan
  • surat permintaan penawaran
  • surat penawaran
  • surat pesanan
  • surat pemberiatahuan pengiriman barang
  • surat pengaduan (klaim)
  • surat pengiriman pembayaran
  • surat  tagihan


 

Daftar Pustaka

  1. Kompetensi Dasar Plajaran Surat Niaga Dan Kearsipan Untuk SMK Kelas 1

Oleh: Deni Hamdani, S.Pd

Agustus 2002

 

 

 

 

About these ads

4 thoughts on “Surat Niaga

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s