Kearsipan

KEARSIPAN

Definisi Kearsipan

 

  1. Pengertian Kearsipan secara etimologi

Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan, sering juga kata tersebut ditulis “Archeon” yang berarti balai kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan.

Menurut bahasa Belanda yang dikatakan “Archief” mempunyai arti:

1.Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.
2.Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berujud tulisan, gambar, grafik dan sebagainya.
3.Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat.

Kearsipan adalah hal-hal yang berhubungan dengan arsip atau suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

 

2.      Pengertian kearsipan menurut pakar/ahli

1)       Menurut Odgers (2005) Kearsipan adalah manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.

2)       Menurut Charman (1998) Kearsipan yaitu sebagai proses yang menitik beratkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan pemusnahan dokumen apabila tidak diperlukan.

3.   Pengertian kearsipan menurut kelompok 4

 

      Kearsipan adalah proses penyimpanan dan pengelolaan dokumen atau arsip-arsip penting perusahaan baik yang masih dipakai maupun yang sudah tidak dipakai.

Tujuan Kearsipan

1.Berusaha mengelola arsip yang bernilai guna

Yaitu suatu usaha agar arsip yang dikelola oleh suatu unit kerja kearsipan benar-benar arsip yang dipergunakan oleh kantor tersebut. Sedangkan yang tidak banyak hubungannya lebih baik disingkirkan.

2. Menyimpan warkat secara sistematis dan efisien

yaitu agar arsip yang tersimpan kedalam filling cabinet atau tempat penyimpanan lain. Menggunakan sisterm yang sesuati. Prosedur penyimpanan yang benar, metode serta alat penyimpanan yang memadai. Untuk itu ada motto di bidang kearsipan. Menyimpan teratur dan menemukan cepat dan tepat.

3. menemukan kembali dengan mudah

Jika pihak lain menginginkan arsip, maka petugas arsip haris dapat menemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk itu harus diusahakan kode-kode penyimpannya yang memudahkan dalam penemuan kembali.

Asas Kearsipan

1. Sentralisasi

Yaitu system kearsipan dimana semua dokumen perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah(dipusat penyimpanan).  Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen tersebut dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan dokumen atau arsip sesuai keperluan yang dimaksud.

Kelebihan asas sentralisasi:

  • Mencegah duplikasi
  • Layanan yang lebih baik
  • Jasa kepada bagian lain
  • Adanya keseragaman dalam penggunaan pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen
  • Adanya keseragaman
  • Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor
  • Pelayanan dokumen dibawah satu atap

Kelemahan asas sentralisasi:

  • Kesulitan fisik
  • Kebocoran informasi
  • Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan
  • Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen
  • Pemakai tidak langsung memakai dokumen bila diperlukan

2. Desentralisasi

Yaitu sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah dan menyimpan arsipnya.

Kelebiahan asas desentralisasi:

  • Dekat dengan pemakai
  • Cocok untuk informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan
  • Menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas

Kelemahan asas desentralisasi:

  • Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan
  • Karena banyaknya duplikasi dokumen yang sama mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan perlengkapan dan alat tulis kantor
  • Layanan yang diterima kurang memuaskan
  • Kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih
  • Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan
  • Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri sehingga dokumen yang sama tersebar diberbagai tempat.

DAFTAR PUSTAKA

 

v  Badri, Munir Sukoco.2007.Manajemen Administrasi Perkantoran:Jakarta

www.dunia arsip.com

v  g-excess.com

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s